提案依頼書(RFP)作成支援

RFP(提案依頼書)とは、導入・構築する会社を選ぶ際にこちら側のやりたいことをまとめたものです。
では、なぜRFPの作成が必要になるのでしょうか。それは成果の上がるIT導入を行うためであり、失敗のリスクを下げるためでもあります。

RFP作成の重要性を再認識した事例を紹介します。

<当初の状況>

・長年社内開発をしてきたシステムがバージョンも古くなったことから、再構築をしたいということで始めた。
・その前に別の開発会社に何年間も開発を頼んでいたが、完成に至らないので再出発をすることを決めた。
・今回もまた、すぐにでも開発に入ろうとしていた。
・ただ全体像が分かる資料等がなく、前回の開発の時はどうしたのか疑問。

<進めて行くうちにわかったこと>

・打合せするたびに、内容が何回も変わる。
・幹の部分と枝葉の部分を分けずにまぜこぜでの議論になるので、グルグル回って時間ばかりがかかってしまう。
・社内でも意見がバラバラで、打合せする前に社内で認識合わせをしていない。
(この辺で、前回の開発がなぜうまくいかなかったのかがわかってきた)

<要因は何か>

・AsIs(現状)のまとめが不十分。自社内のことをよく知らない部分があるのに、それを確かめることなくあいまいなままOKを出している。
・幹の部分を固めずに、枝葉の部分に目を奪われる。戦略に基づいて、それの落と仕込みを行っていないため優先順位を担当者が認識できていない。
・社内での合意、認識の一致が図られないまま打合せに出て外部の人と話している。

<成果>

・社内の統一見解として、範囲や優先順位をはっきりさせることができ、最初に取り組むべき幹の部分に向かって進む道しるべができた。
・世の中のシステム構築の進め方や広く世の中に出ているパッケージ等の内容・使い勝手もわかり、うまくいく進め方が分かった。
・目指すべきシステム像がはっきりし自信をもって最適解に取り組んでいるという実感を持てる。

メソドロジーを踏まえた策定を行う

システム再構築をするために一番最適なシステムを構築してもらうためにベンダー(開発業者)選定をしたい。そのためにやりたいことをまとめRFP(提案依頼書)作成する。


【動画解説】RFP(提案依頼書)とは? 

このRFPの必要性はシステム部門ならずとも経営層の方々も認識している。しかし、RFP作成は自分たちで知恵を絞って作りなさいと指示する経営者は結構多い。費用の面もあるかもしれないが外部者がやりたいことを決めるのではなく自分たちで決めるのがスジというものという考えのからである。

たしかに、自分たちがやりたいことは自分たちで決めるというのは間違っていないが、ベンダーに伝える要求事項を過不足なく的確に表現できるかとなると胸を張れるところは少ないだろう。

実際、自分たちでやりますからと言っていながら、数か月後、うまく完成できないのでRFP作成を手伝ってほしいという依頼は結構多い。なぜ、うまくまとめられないかといえばメソッドを持っていないからなのである。

RFP策定支援コンサルはこのメソッドの運用で勝負している。

コンサルメソッドのフレームを簡単に説明しよう

簡単に1.~10.に項目を並べたが、この一連の流れに整合性があることがわかるであろう。ただ、このメソッドを知っていても簡単に利用はできない。それは
仮説想定力やロジカルシンキングできる力が必要だからだ。これは一朝一夕に身につくものではない。やはり、RFP策定も外部業者に依頼する方がトータルコスト的にみれば安くつくし、品質もあがる。

では外部業者とはどこを探せばよいのだろうか。ベンダーはRFPを作るコンサルタントはいるものの公平性の観点から入り込みにくい。(RFP策定にからんだベンダーはコンペに参加できないとする所もある)そのようなときはITCを活用してもらいたい。